В настоящее время только 3,8% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот (ЭДО). 26,8% компаний все еще работают исключительно с физическими документами. Об этом свидетельствует опрос 1 537 представителей российского бизнеса, который провели облачный сервис управления торговлей «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.ru. При этом 29,6% сотрудников считают систему электронного документооборота полезной инициативой властей. О том, как переход на ЭДО проходит на рынке грузоперевозок, рассказал генеральный директор логистической компании Nawinia Олег Урван.
Какие факторы тормозят переход на ЭДО компаний из сферы логистики?
Тормозящие переход на ЭДО факторы характерны не только для логистики, но для бизнеса в целом. Мы сталкиваемся с такими трудностями, как консерватизм и неготовность некоторых участников рынка изучать систему, внедрять что-то новое. Особенно это характерно для малого бизнеса. Небольшие перевозчики не заинтересованы в инвестициях в этот процесс. Безусловно, это ожидаемо, поскольку полноценный переход на ЭДО требует покупки программного обеспечения, полного пересмотра бизнес-процессов, в части документооборота и взаимодействия с партнерами. Сложным представляется и приобретение электронной цифровой подписи. На сегодняшний день для получения ЭЦП необходимо собрать пакет документов и лично отправиться в удостоверяющий центр, а через год повторить всю процедуру.
Важно отметить, что у компании не может быть единственной ЭЦП, например, у генерального директора. Ситуация, когда все сотрудники, участвующие в обмене документами по ЭДО, подписывают документы используя ЭЦП генерального директора, недопустима и с точки зрения закона. Как следствие, бизнесу, который серьезно хочет выстроить свой электронный документооборот, необходимо обеспечить ЭЦП всех сотрудников, которые должны участвовать в подписании документов.
В этой связи хочется отметить приятную инициативу ФНС: с 1 июля 2021 г. налоговая самостоятельно и бесплатно будет выдавать ЭЦП юридическим лицам (генеральным директорам), индивидуальным предпринимателям и нотариусам.
С какими проблемами вы сталкиваетесь в этой области?
Основной проблемой на сегодняшний день является неполное урегулирование с точки зрения электронного документооборота логистической сферы. Мы говорим о таком важном документе как транспортная накладная – основной документ в перевозках, подтверждающий, что ваш груз доехал в целости и сохранности. Пока не понятно, как автоматизировать этот процесс, с учетом того, что подписи грузоотправителя и грузополучателя проставляются на местах, в момент приема и передачи груза. Минтранс в 2020 году запустил пилотный проект в автомобильных перевозках, где все транспортные документы между участниками передаются в системе «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Мы очень надеемся на положительное завершение пилотного проекта и расширение сферы использования системы.
Ведение фактически двух потоков документов, бумажного и электронного, является следствием описанных трудностей. Оно также тормозит распространение электронного документооборота повсеместно.
Какой объем вашего документооборота переведен на ЭДО?
Мы активно используем ЭДО в своей работе, оформили ЭЦП на каждого сотрудника, теперь любой документ может быть подписан уполномоченным лицом в максимально короткий срок и передан нашим партнерам, кто также присоединился к ЭДО. Мы активно внедряем и используем кадровый электронный документооборот. Нам удалось существенно сократить временные и материальные расходы в этом направлении.
Какой процент компаний ваших клиентов готов к переходу на ЭДО?
На сегодняшний день более четырехсот наших клиентов обмениваются с нами документами по ЭДО — это основной объем крупных партнеров и часть малых, которые идут в ногу со временем.
Надо ли как-то стимулировать на государственном уровне переход на ЭДО?
На наш взгляд, основным методом стимулирования со стороны государства является организация максимально удобной и доступной среды для электронного документооборота. Разработка специальных электронных систем для обмена документами, бесплатный выпуск ЭЦП не только для первого лица компании, а для граждан в целом, законодательное урегулирование процессов, а также просвещение населения относительно простоты и надежности такого метода.
В каком году больше половины компаний перейдет на ЭДО? (предположительно)
Мы надеемся на ускорение этого процесса и рассчитываем на увеличение объемов взаимодействия в ЭДО с нашими партнерами к 2025 году. Видится, что пандемия подстегнула нас всех к распространению цифровых систем и в бизнесе, и в частной жизни, что безусловно, является положительным последствием.
- Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии
